신기술 발전에 따라 개인정보 관리의 중요성이 더욱 높아지고 있다. 최근에는 출퇴근기록 기기나 CCTV 등 디지털 장치 상용이 증대되면서 일반 개인뿐만 아니라 근로자들의 개인정보까지 처리해야 하는 만큼, 직원들의 개인정보 관리에 어려움을 겪고 있는 회사나 인사노무 담당자들이 많을 것으로 생각된다. 이와 관련하여 최근 개인정보보호위원회와 고용노동부는 직원들의 개인정보 관리를 위한 가이드라인을 마련(개정)하였다¹⁾. 특히 직원들의 개인정보보호와 관련해서는 「개인정보보호법」뿐만 아니라 「채용절차법」, 「근로기준법」, 「산업안전보건법」 등 근로관계 전반에 걸친 다양한 법률을 모두 고려해야 때문에 인사노무담당자들에게는 더욱 까다롭게 느껴질 것이다. 1) “인사·노무 업무 개인정보보호 원칙과 기준제시(개인정보위·고용노동부, 「개인정보 보호 가이드라인(인사·노무편) 발표」)”, 개인정보보호위원회, 2023. 1. 31.(화)
이번에 새로 발표된 가이드라인이 직원들의 개인정보 관리에 많은 도움이 될 수 있을 것이라 생각된다. 오늘은 이 ‘개인정보 보호 가이드라인(인사·노무편)’의 내용에 대해 살펴보는 시간을 갖도록 하겠다²⁾. 2) 이번 글은 「개인정보 보호 가이드라인-인사·노무편」(개인정보보호위원회·고용노동부(2023))을 참고하여 작성하였다.

근로자 등 개인정보 처리 기본원칙

직원 개인정보 관리 실무에 관한 내용을 다루기에 앞서, 담당자들이 고려해야 할 기본사항들에 대해 간단히 살펴보도록 하겠다.

먼저, 개인정보를 처리하는 경우 그 목적이 명확해야 하고, 필요한 최소한의 개인정보만 적법하고 정당하게 수집해야 한다. 또한 처리목적에 필요한 범위에서 적합하게 처리하고 안전하게 관리하여야 한다.
마지막으로 개인정보 처리에 관한 사항을 공개하고 열람청구권 등 정보주체의 권리를 보장하여야 한다.

최근 개인정보에 관한 중요성이 강조되는 만큼 위 내용은 아마도 대부분 인지하고 있을 내용이라 생각되지만, 다시 한 번 확인하면 좋을 듯 하다.

이번 가이드라인은 인사노무 업무를 ① 채용준비, ② 채용결정, ③ 고용유지, ④ 고용종료 4단계로 나누어 안내하고 있는데, 아래에서 본격적으로 살펴보도록 하겠다.

1. 채용준비 단계

[주요 점검 사항]
· 채용계획 수립 : 적절한 인재 선발에 필요한 개인정보 결정 및 보호계획 수립
· 채용 전형 : 개인정보의 안전한 수집·이용 및 보호조치 이행
· 입사 지원자 권익보호 : 채용관련 서류 파기 및 열람요구권 등 권리보장 채용준비 단계에서는 개인정보를 최소한으로 수집하고 안전하게 관리하기 위한 계획을 수립하고, 채용 전형 시, 입사지원자가 불필요한 개인정보를 제출하지 않도록 사전에 안내할 수 있도록 해야 한다³⁾. 3) 가이드라인에서는 합격여부에 대해서도 당사자에게 직접 통보하여 불필요한 노출을 방지하도록 하고 있다.
· 채용단계별 필요한 최소한의 개인정보(예시)

· 채용단계별 필요한 최소한의 개인정보(예시)⁴⁾
4) 「채용절차법」 제4조의3에서는 구인자는 구직자에 대하여 그 직무의 수행에 필요하지 아니한 정보를 기초심사자료에 기재>