중소벤처기업에서 대기업까지 시간과 장소의 제약 없이 직원 또는 부서 간 필요한 정보를 공유하고 소통하며 협업하는 스마트워크 혁신이 진화에 진화를 거듭하고 있습니다. 이제는 이메일을 통한 업무수행은 너무도 당연하고, 스마트폰의 등장으로 언제 어디서나 이메일, 메시지, 드라이브 등 업무에 필요한 모든 기능이 통합된 모바일앱에서 업무를 간편하게 처리할 수 있는 수준에 이르렀습니다. 거의 모든 업무들이 이메일 및 컴퓨터 등을 통해 이루어지는 상황에서 너무도 쉽게 회사의 고유한 기술뿐만 아니라 회사가 보유한 고객정보, 마케팅 정보 등 영업비밀이 유출될 수 있어 기업들은 회사의 중요 정보, 기술 등 영업비밀이 유출되지 않도록 외부로 나가는 파일을 암호화하고, 이메일과 외부 저장장치를 통제하면서 스마트폰 등을 활용한 촬영금지 조치 등을 실행하고 있습니다. 그러나 이와 같은 기업들의 조치에도 불구하고, 영업비밀 등이 유출되는 사고가 빈번하게 발생하고 있습니다.
이에 기업들이 근로자들의 업무수행 내역을 확인하기 위해서 업무용 이메일 및 컴퓨터 사용 현황을 모니터링하거나 또는 근로자의 부정행위 또는 영업비밀 유출의 의심이 있는 경우 관련 임직원의 이메일ㆍ메신저 등 통신기록, 기타 전산장비 저장 기록 등을 열람하는 사례가 발생하고 있으며, 이러한 행위의 적법성이 문제되고 있습니다. 사내 이메일 및 업무용 컴퓨터 등은 회사의 자산이고 업무 수행을 위해 지급된 것이기는 하지만, 근로자의 사생활과 관련된 자료들도 보관돼 있기 때문에, 근로자의 개인정보 내지 사생활 자유 침해의 소지가 있습니다. 사내 이메일 및 업무용 컴퓨터 등은 대부분 비밀번호가 설정돼 있기 때문에, 제3자가 계정 명의자 또는 사용자의 동의 없이 열람하는 것은 타인의 비밀을 침해하는 행위가 될 수 있어, 회사가 근로자의 동의 없이 임의로 직원의 이메일 또는 컴퓨터에 저장된 파일 내용을 열람하거나 조사하는 행위는 원칙적으로 헌법상 보장되는 통신의 자유와 사생활의 비밀을 침해하는 행위로서, 「정보통신망이용촉진 및 정보보호에 관한 법률」제49조 또는 형법 제316조 제2항 위반 등의 문제가 발생할 수 있고, 불법행위로 인한 손해배상책임을 부담해야 할 수도 있습니다.
회사가 직원의 이메일을 열람하기 위해서는 원칙적으로 사전에 직원의 동의를 받아야 가능하다고 할 것이며, 아무런 동의 등 절차 없이 임의로 근로자의 이메일, 컴퓨터 등을 열람하거나 조사하는 경우 헌법 17조에서 보장되는 개인정보 자기 결정권을 비롯한 사생활의 비밀과 자유 및 통신의 비밀을 침해하는 행위에 해당할 수 있음에 유의해야 합니다.

실제 회사에 불리한 내용을 외부 언론기관에 유출했다고 의심되는 직원의 컴퓨터를 이용해 직원의 이메일을 열람한 사안에서, 대법원은 회사를 비방하는 각종 음해성 보도로 인한 회사의 도산을 막기 위하여 직원의 이메일을 열람하도록 지시했다고 하더라도 그러한 사정만으로는 개인의 사생활 보호의 중요성에 비춰 볼 때 이를 정당방위 또는 사회상규에 포함되는 정당행위에 해당한다고 볼 수는 없다고 판단한 바 있습니다(대법원 2003도3344, 2003.8.22, 판결 참조). 다만, 근로자의 동의 없는 사내 이메일 또는 업무용 컴퓨터 등의 열람 및 조사가 항상 형사처벌의 대상이 되는 것은 아닙니다. 형법 제20조는 “법령에 의한 행위 또는 업무로 인한 행위 기타 사회상규에 위배되지 아니하는 행위는 벌하지 아니한다.”고 규정하고 있는데, 이에 해당할 경우 위법성이 없는 것으로 보아 형사책임을 지지 않습니다.
컴퓨터 관련 솔루션 개발업체가 직원이 회사의 이익을 빼돌린다는 소문을 확인할 목적으로 비밀번호가 설정돼 있는 직원의 개인용 컴퓨터의 하드디스크를 떼어낸 뒤 파일검색을 해 메신저 대화 내용과 이메일 등을 출력한 사안에서, 대법원은 “① 피고인이 피해자가 사용하던 컴퓨터의 하드디스크를 검사할 무렵 피해자의 업무상 배임 혐의가 구체적이고 합리적으로 의심되는 상황이었고, 그럼에도 불구하고 피해자가 이를 부인하고 있어 공소외 1 주식회사의 대표이사인 피고인으로서는 피해자가 회사의 무형자산이나 거래처를 빼돌리고 있는지 긴급히 확인하고 이에 대처할 필요가 있었던 점, ② 피고인은 피해자의 컴퓨터 하드디스크에 저장된 정보의 내용을 전부 열람한 것이 아니라 의심이 가는 “○○○원”이라는 단어로 검색되는 정보만을 열람함으로써 조사의 범위를 업무와 관련된 것으로 한정한 점,
③ 피해자는 입사할 때에 회사 소유의 컴퓨터를 무단으로 사용하지 않고 업무와 관련된 결과물을 모두 회사에 귀속시키겠다고 약정하였을 뿐만 아니라, 위 컴퓨터에 피해자의 혐의와 관련된 자료가 저장되어 있을 개연성이 컸던 점, ④ 그리하여 위와 같이 검색해 본 결과 공소외 1 주식회사의 고객들을 빼돌릴 목적으로 작성된 ○○○원 명의의 견적서, 계약서와 ○○○원 명의로 계약을 빼돌렸다는 취지의 메신저 대화자료, 이메일 송신자료 등이 발견된 점, ⑤ 또한 회사의 모든 업무가 컴퓨터로 처리되고 그 업무에 관한 정보가 컴퓨터에 보관되고 있는 현재의 사무환경하에서 부하 직원의 회사에 대한 범죄 혐의가 드러나는 경우 피고인과 같은 감독자에 대하여는 회사의 유지ㆍ존속 및 손해방지 등을 위해서 그러한 정보에 대한 접근이 허용될 필요가 있는 점 등을 종합하여 볼 때, 피고인의 행위는 사회통념상 허용될 수 있는 상당성이 있는 행위로서 형법 제20조에 정하여진 정당행위에 해당하여 위법성이 조각된다.”고 판단하였습니다(대법원 2009.12.24. 선고 2007도6243 판결 참조).

결국 대법원은 근로자의 동의 없이 이메일 등을 무단으로 열람하거나 조사하는 행위는 위법행위이지만 근로자의 범죄혐의가 구체적으로 의심되는 상황에서 회사가 긴급히 대처할 필요가 있는 경우, 상당한 범위 내의 열람 내지 조사는 위법이 아니라고 본 것입니다. 따라서 회사에서 근로자에게 제공한 사내 이메일, 업무용 컴퓨터 등을 열람하고 조사하려는 경우 근로자의 동의를 얻어야 할 것이고, 근로자의 개별 동의를 받는 경우에도 충분한 협의를 통해 열람 및 조사의 필요성을 충분히 설명하고 제반 절차를 투명하게 처리하는 것이 바람직하다 할 것입니다. 하지만 모든 근로자에 대해 개별 건마다 개별적인 동의를 얻는 것은 현실적으로 어려움이 많다는 점에서 예를 들어 “직원은 사내의 전자메일ㆍ음성사서함ㆍ컴퓨터 시스템 등을 업무상의 목적으로 사용하고 개인적 목적을 위한 사용은 제한되며, 회사가 경영상의 필요성, 회사 규정의 준수 여부, 불법 또는 부정의 사실 여부를 확인하기 위해 이들 수단을 열람하거나 조사할 수 있다는 점에 동의한다.”는 취지의 포괄적인 동의를 얻는 방법을 고려할 수 있습니다. 다만, 포괄적인 동의만으로 구체적인 사실관계에서 근로자가 통신비밀 보호 등을 포기한 것으로 보기는 어렵다는 점에서 포괄적인 동의서를 받는 것만으로 회사가 모든 조치를 할 수 있다고 보기 어려울 수 있습니다.

포괄적인 동의서는 정당행위의 성립가능성을 높이기 위한 수단 중 하나이므로 상시적인 사내 이메일, 업무용 컴퓨터 열람 등을 하는 경우 일상적 노동감시 의혹으로 기업 이미지만 나빠질 수 있습니다. 따라서 사내 이메일, 업무용 컴퓨터 등의 열람, 조사에 대한 포괄적인 동의를 받았다고 하더라도 상시적인 업무 감시용으로 활용해서는 안 되고, 근로자가 영업비밀 유출 등 비위행위를 한다는 ‘합리적 의심’이 들었을 때 ‘필요 최소한의 범위’내에서 열람, 조사를 하는 근거로 활용해야 합니다.
그리고 열람, 조사 전에 해당 근로자에게 어떤 근거와 혐의로 열람, 조사를 하는지에 대해 미리 고지하고, 소명이나 의견 진술의 기회를 부여해야 할 필요가 있습니다. 또한 검색ㆍ열람 과정 시 근로자 본인에게 입회할 수 있는 기회를 부여하거나 검색어를 활용해 검색ㆍ열람의 범위를 비위 혐의와 관련된 것으로 합리적으로 제한함으로써 근로자의 인격권 및 사생활의 비밀이 과도하게 침해되지 않도록 해야 할 것입니다.

질의사안의 인턴은 시용형태로 보이며, ‘시용’이란 본채용 또는 근로계약을 확정하기 전에 일정 근로계약기간을 설정하여 그 기간 내의 근무상황 등을 고려하여 근로자의 직업적성과 업무능력 등을 판단하는 것으로서, 본채용 여부를 결정하기 위한 적격성 평가가 전제되는 기간을 의미합니다.
시용은 실무적으로는 수습, 채용형 인턴, 전환형 인턴 등 다양한 용어로 혼용되고 있으며, 명칭에 관계없이 일정 기간 근무 후 업무적격성 평가를 통해 정규직으로 채용하도록 하는 경우에는 시용에 해당하는 것으로 볼 수 있습니다. 대법원은 “시용(試用)기간 중에 있는 근로자를 해고하거나 시용기간 만료 시 본 계약의 체결을 거부하는 것은 사용자에게 유보된 해약권의 행사로서, 당해 근로자의 업무능력, 자질, 인품, 성실성 등 업무 적격성을 관찰ㆍ판단하려는 시용제도의 취지ㆍ목적에 비추어 볼 때 보통의 해고보다는 넓게 인정되나, 이 경우에도 객관적으로 합리적인 이유가 존재하여 사회통념상 상당하다고 인정되어야 할 것이다.”라고 판시하고 있습니다(대법원 2002다62432, 2006.2.24., 판결 참조).

즉, 시용근로자에 대한 근로계약의 해지가 정당한 것으로 인정되려면 시용기간 중의 근무태도, 능력 등을 관찰하여 업무적격성을 판단했다는 근거가 존재해야 하고, 근로계약 해지의 ‘합리적인 이유’가 존재해야 하며, 이것이 사회통념상 상당하다고 평가될 수 있어야 할 것입니다.
관련하여 대법원은 “피고 은행이 각 지점별로 C나 D의 평정 등급 해당자 수를 할당한 점, 피고 은행이 근무성적평정표 제출 후 일부 지점장들에게 재작성을 요구하고, 이에 따라 일부 지점장들이 평정자와 확인자를 달리하도록 한 근무성적평정요령에 어긋나게 혼자서 근무성적평정표를 다시 작성하기도 한 점, 원고들에 대한 근무성적평정표와 평정의견서만으로 원고들의 업무수행능력이 얼마나, 어떻게 부족했는지, 그로 인하여 업무수행에 어떠한 차질이 있었는지를 알 수 없는 점 등에 비추어, 피고 은행이 원고들과 맺은 이 사건 근로계약을 해지한 데에 정당한 이유가 있다고 보기 어렵다.”라고 판시한 바 있습니다(대법원 2002다62432, 2006.2.24., 판결 참조).

노동위원회는 “취업규칙에 ‘수습평가 기준’이나 ‘본채용 거부 기준’이 존재하지 않는 점, 사용자가 근로자에게 수습기간 평가에 관한 평가 시기ㆍ방법ㆍ절차 등을 미리 고지하지 않았던 점, ‘OJT 필기평가’와 ‘안전평가’는 평가 대상임에도 사전 예고 없이 총 배점 300점 중에서 200점을 차지하도록 한 것은 지나치게 높은 비율로 반영된 것이라는 점 등을 고려할 때, 수습평가가 객관적이고 합리적인 평가라고 볼 수 없어 부당하고, 사용자는 근로자를 2023.7.3. 해고하면서 근로기준법 제27조에서 규정한 해고의 서면통지 의무를 준수하지 않았으므로 부당해고에 해당한다.”라고 판정하기도 하였습니다(전남지방노동위원회 2023.10.31. 2023부해624 판정 참조).

그렇다면, 시용 인턴직원의 업무수행능력이 어느 정도, 어떻게 부족했는지 또 그로 인해 업무수행에 어떠한 차질이 있었는지를 알 수 없다면 본 채용(정규직 채용)을 거부한 것에 정당한 이유가 있다고 보기 어려울 것입니다(대법원 2002다62432, 2006.2.24, 판결 참조). 즉 , 시 용 인턴직원에 대하여 본 채용(정규직 채용) 여부를 결정하기 위해서는 시용기간 동안 업무능력, 자질, 역량, 성실성 등 업무적격성을 관찰 판단하여 근무할 자격이 부족함이 드러나야 합니다.
따라서 시용 인턴에 대하여 정규직으로 전환하지 않고 근로계약을 종료 시 그 정당성 여부는 합리적이고 객관적인 평가기준이 마련되었는지 및 이를 토대로 공정한 평가가 이루어졌는지 여부 등이 중요한 기준이 되며, 자의적인 평가가 최소화될 수 있도록 가급적 평가항목을 구체적으로 정의하고 평가기준을 구체화하여 세부항목별로 평가할 수 있도록 기준을 마련함으로써 합리적인 평가방식을 운영할 수 있도록 유의하여야 할 것으로 사료됩니다.