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"신입사원이 입사했어요... 그런데 어떤 것부터 알려줘야 할지 모르겠어요...."

고민해 대리는 지난 3월 결산과 법인세 신고를 마치면서 많이 힘들어 했습니다. 본인이 아직 경험이 많지 않아서 그런가 싶기도 했지만 퇴사한 직원의 자리가 충원되지 않아 더 힘들었습니다. 다행히 회사에서 직원을 충원했지만 충원된 직원이 경력사원이 아니고 신입사원이라 고민해 대리가 처음부터 한가지씩 알려주어야 할 상황입니다. 회계부서로 옮긴지도 시간이 제법 흘렀지만 고민해 대리 자신도 아직 익숙하지 않은데 신입사원의 일까지 알려주려고 하니 무엇부터 설명해주고 시작해야 할지 고민하다가 일단 세금계산서 발행과 수취는 본인이 맡기로 하고 신입사원에게는 일반적인 경비 지출에 대한 것을 맡기기로 했습니다. 경비 지출은 지출결의서를 검토하면 되지만 경비 지출에 대한 영수증은 무엇을 어떻게 받아야 하는지 알려주어야 할 내용들을 정리하기가 쉽지 않습니다.

고민해 대리 : 신입사원이 지난주부터 근무 시작했어요.
세무사 : 아, 그래요? 이제 일손이 늘었으니 한숨 돌릴 수 있겠어요.
고민해 대리 : 네, 그렇기는 한데 어떤 일을 해야 할지 알려줘야 하는데 그 시작을 어떻게 하는지 좋을지 모르겠어요.
세무사 : 신입사원이라 일이 익숙하지 않을 텐데.... 어떤 일을 맡기로 했나요?
고민해 대리 : 세금계산서 발행과 수취는 제가 계속해서 맡기로 했어요. 경비를 지출할 때 증빙을 제대로 수취했는지 확인하는 것부터 맡기려고 해요.
세무사 : 그러면 그렇게 어려운 일을 맡은 것은 아니군요.
고민해 대리 : 네, 그렇기는 하지만 지출결의서를 받을 때마다 일일이 알려주는 것도 쉽지 않고 저도 신입사원도 서로 부담이 될 것 같아요. 상황별로 수취할 경비 영수증을 일목요연하게 정리해서 알려줄 수 있는 방법이 있을까요?
세무사 : 네, 상황별로 받아야 할 영수증을 사례로 외워서 처리하기는 어렵고 세법규정의 원칙부터 알아두는 것이 좋아요.
고민해 대리 : 네, 신입사원에게도 설명해주기 쉽고 저도 다시 정리해볼 겸 쉽게 설명해주세요~
세무사 : 네, 일단 가장 기본적인 것부터 풀어볼게요.

우리가 흔히 가계부를 쓸 때도 영수증을 보고 무엇을 얼마만큼 쓰는지 확인하고 그것을 정리하고 예산에 비해 더 많이 쓴 것은 아닌지 제대로 쓰고 있는지 검토하고 있습니다. 사업자의 경우에는 단순히 정리차원이 아니라 이를 기초로 장부를 만들고 결산을 하고 법인세 신고 또는 소득세 신고를 하여야 하기에 좀 더 주의깊게 관리를 하여야 합니다. 돈을 쓰면 영수증을 받고 확인하는 것은 기본이라 쉽게 생각할 수 있지만 세법에서는 각 상황별로 수취할 증빙의 종류를 규정하고 있어서 상황별로 수취할 증빙의 내용도 잘 알고 있어야 합니다.

법인세법과 소득세법에서는 사업과 관련하여 지출한 금액을 경비로 인정받기 위해서는 그에 따른 증빙을 갖추도록 규정하고 있습니다. 그리고 일정금액을 초과하는 지출에 대해서는 세법에서 인정하는 증빙외의 것을 수취할 경우 가산세를 부과하거나 또는 경비 인정을 하지 않고 있습니다.

1. 지출증명서류의 수취

법인이나 소득세법상 사업자가 그 사업과 관련한 거래에 대해서는 이에 관한 증명서류를 작성하거나 수취하여 법인세 또는 소득세 신고기한이 지난날부터 5년간 보관하여야 합니다. 그리고 거래금액이 3만원(부가가치세 포함)을 초과하는 경우에는 다음의 지출증명서류를 수취하여야 합니다.

⑴ 세금계산서
⑵ 계산서
⑶ 신용카드영수증
⑷ 현금영수증(지출증빙용)
※저자주: 세법에서는 “지출증명서류”라고 하지만 실무적으로 “적격증빙”이라고도 합니다. 이후 서술에서 적격증빙이라 하겠습니다. 우리가 흔히 볼 수 있는 (간이)영수증의 경우 거래상대방의 상호와 사업자등록번호 등을 알 수는 있지만 세법에서의 세금계산서나 계산서처럼 거래 양당사자(공급하는자와 공급받는자)에게 제출의무를 부여하지 않아 영수증상의 금액이 실제 거래금액인지 확인하기는 어렵습니다. 그러나 위의 지출증명서류의 경우에는 이를 모두 확인할 수 있다는 특징이 있습니다. 경비처리의 투명성을 확보하고 사업자의 과세표준 양성화 등을 목적으로 1999년에 도입된 제도로 2001년부터는 위의 지출증명서류를 수취하지 않으면 가산세를 부과하는 규정도 도입되었습니다.

2. 적격증빙은 모든 거래에서 반드시 수취하여야 한다?

적격증빙의 수취 의무는 경비처리의 투명성을 확보하고 과세표준 양성화를 목적으로 도입하였지만 모든 거래에 대하여 적용하는 것은 아닙니다. 거래금액 3만원(부가가치세 포함)을 초과하는 경우에 수취할 의무를 부여하고 있으며, 거래금액이 3만원을 초과하더라도 아래의 경우 외에는 적격증빙을 수취할 의무를 면제하고 있습니다.
다음의 요건이 충족되는 거래에서는 적격증빙을 수취하여야 합니다.
① 재화 또는 용역의 공급이 있어야 한다
② 거래 양 당사자가 법인 또는 사업자이여야 한다
③ 국내거래이여야 한다
④ 거래 건당 금액이 3만원(부가가치세 포함)을 초과하여야 한다.

3. 적격증빙을 수취하지 않아도 되는 경우

적격증빙은 모든 거래에서 예외 없이 모두 다 수취하여야 하는 것은 아니고 다음과 같은 거래에서는 수취의무를 면제하고 있으며, 가산세 규정도 적용하지 않습니다.

⑴ 수취대상 제외 사업자와의 거래

① 국가 및 지방자치단체와의 거래
② 비영리법인의 비수익사업부문과의 거래
③ 소득세법시행령 제208조의 2 제1항 제3호의 규정에 의한 금융·보험업 법인으로부터 금융ㆍ보험용역을 제공받은 경우
④ 국내 사업장이 없는 외국법인·버거주자와의 거래
⑤ 농·어민(법인 제외)으로부터 재화 또는 용역을 직접 공급받은 경우
⑥ 소득세법 제127조 제1항 제3호에 규정된 원천징수대상 사업소득자로부터 용역을 공급받은 경우(원천징수한 것에 한한다)

⑵ 재화 또는 용역의 공급으로 보지 않는 거래

① 재화공급계약ㆍ용역제공계약 등에 의하여 확정된 대가의 지급지연으로 인하여 연체이자를 지급하는 경우
② 조합 또는 협회에 지출하는 일반회비(다만, 회비의 지급사유가 재화　또는 용역을 공급받은 대가로 지급하는 경우에는 법정지출증명서류를 수취하여야 한다.) ③ 판매장려금의 지급
④ 임직원에게 지급하는 경조사비 등
⑤ 부가가치세법 제10조의 규정에 의하여 재화의 공급으로 보지 아니하는 사업의 양도에 의하여 재화를 공급받은 경우

⑶ 거래장소에 따른 수취의무면제 거래

① 국외에서 재화 또는 용역을 공급받는 경우

⑷ 대가 지급방법에 관계없이 수취의무가 면제되는 거래

① 공급받은 재화 또는 용역의 건당 거래금액(부가가치세를 포함한다)이 3만원 이하인 경우
② 항만공사법에 의한 항만공사가 공급하는 화물료 징수용역
③ 부가가치세법 제26조 제1항 제8호에 따른 방송용역을 제공받은 경우
④ 전기통신사업법에 의한 전기통신사업자로부터 전기통신용역을 공급받은 경우. 다만, 「전자상거래 등에서의 소비자보호에 관한 법률」에 따른 통신판매업자가 「전기통신사업법」에 따른 부가통신사업자로부터 동법 제4조 제4항에 따른 부가통신역무를 제공받는 경우를 제외한다. ⑤ 공매ㆍ경매 또는 수용에 의하여 재화를 공급받은 경우
⑥ 토지 또는 주택을 구입하거나 주택의 임대업을 영위하는 자(법인을 제외한다)로부터 주택임대용역을 공급받은 경우
⑦ 택시운송용역을 제공받은 경우
⑧ 건물(토지를 함께 공급받은 경우에는 당해 토지를 포함하며, 주택을 제외한다)을 구입하는 경우로서 거래내용이 확인되는 매매계약서사본을 법 제60조의 규정에 의한 법인세과세표준신고서에 첨부하여 납세지 관할세무서장에게 제출하는 경우 ⑨ 국세청장이 정하여 고시한 전산발매통합관리시스템에 가입한 사업자로부터 입장권ㆍ승차권ㆍ승선권 등을 구입하여 용역을 제공받은 경우 ⑩ 항공기의 항행용역을 제공받은 경우
⑪ 부동산임대용역을 제공받은 경우로서 「부가가치세법시행령」 제65조 제1항을 적용받는 전세금 또는 임대보증금에 대한 부가가치세액을 임차인이 부담하는 경우 ⑫ 한국철도공사법에 의한 한국철도공사로부터 철도의 여객운송용역을 공급받는 경우
⑬ 유료도로법에 따른 유료도로를 이용하고 통행료를 지급하는 경우

⑸ 대가를 금융기관을 통하여 지급하고 경비등 송금명세서를 제출하는 거래

다음 어느 하나에 해당하는 경우로서 공급받은 재화 또는 용역의 거래금액을 「금융실명거래 및 비밀보장에 관한 법률」에 의한 금융기관을 통하여 지급한 경우로서 법 제60조의 규정에 의한 법인세과세표준신고서에 송금사실을 기재한 경비 등의 송금명세서를 첨부하여 납세지 관할세무서장에게 제출하는 경우

① 부가가치세법 제61조(간이과세자)를 적용받는 사업자로부터 부동산임대용역을 제공받은 경우
② 임가공용역을 제공받은 경우(법인과의 거래를 제외한다)
③ 운수업을 영위하는 자(「부가가치세법」 제61조를 적용받는 사업자에 한한다)가 제공하는 운송용역을 공급받은 경우(제7호의 규정을 적용받는 경우를 제외한다) ④ 부가가치세법 제61조를 적용받는 사업자로부터 「조세특례제한법시행령」 제110조 제4항 각호의 규정에 의한 재활용폐자원 등이나 「자원의 절약과 재활용촉진에 관한 법률」 제2조 제2호에 따른 재활용가능자원(동법 시행규칙 별표 1 제1호 내지 제9호에 열거된 것에 한한다)을 공급받은 경우 ⑤ 항공법에 의한 상업서류 송달용역을 제공받는 경우
⑥ 공인중개사의 업무 및 부동산 거래신고에 관한 법률에 따른 중개업자에게 수수료를 지급하는 경우
⑦ 복권 및 복권기금법에 의한 복권사업자가 복권을 판매하는 자에게 수수료를 지급하는 경우
⑧ 전자상거래 등에서의 소비자보호에 관한 법률 제2조 제2호 본문에 따른 통신판매에 따라 재화 또는 용역을 공급받은 경우 ⑨ 그 밖에 국세청장이 정하여 고시하는 다음의 경우㉠ 인터넷，PC통신 및 TV홈쇼핑을 통하여 재화 또는 용역을 공급받는 경우
㉡ 우편송달에 의한 주문판매를 통하여 재화를 공급받는 경우

고민해 대리 : 적격증빙을 받아야 하는 거래에서 적격증빙을 수취하지 않으면 경비로 인정받을 수 없다고 하는데 정말 그런가요?
세무사 : 그렇지 않습니다. 적격증빙을 수취하여야 하는 거래에서 적격증빙을 수취하지 않았다는 이유만으로 경비를 인정하지 않는 것은 아닙니다. 거래명세서나 계좌이체 영수증 그리고 거래상대방을 확인할 수 있는 증빙들이 있다면 경비처리를 인정하되 가산세를 부과하는 것입니다. 다만, 접대비의 경우에는 주의를 하여야 합니다.
고민해 대리 : 접대비 처리의 경우 어떤 점을 주의하면 될까요?
세무사 : 접대비의 경우에는 거래처와 식사를 같이 하는 것, 골프 등을 같이 하는 것과 같은 일반적인 접대비와 경조사비로 구분할 수 있습니다. 적격증빙을 수취하여야 할 금액기준은 일반 접대비의 경우에는 3만원, 경조사비의 경우 20만원을 초과하는 경우이며, 적격증빙을 수취하지 않으면 여느 일반경비와 달리 경비로 인정해주지 않으니 주의하여야 합니다.
고민해 대리 : 일반 접대비의 경우 적격증빙 수취 기준금액이 1만원 아니였어요?
세무사 : 2021.01.01. 이후 지출하는 일반 접대비의 경우 3만원으로 세법이 개정되었으니 참고하세요~~~
고민해 대리 : 세법규정상 적격증빙을 수취하여야 하는 경우를 정리해주셨는데 사례별로 회계처리와 세무처리까지 같이 살펴보면 더 좋을 것 같아요.
세무사 : 네, 저도 그렇게 생각하고 있는데 그 부분을 좀 더 자세히 설명할 수 있도록 준비해볼게요~~