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1. 통신비의 개요

모든 개인들은 일상생활 속에서 정보나 의사전달을 위해 다양한 통신수단을 사용합니다. 예를 들어 전화, 인터넷, 팩스, 핸드폰 등을 통해 가족 및 친구들과 연락하는 것을 생각해 볼 수 있습니다. 기업 역시 사업을 영위하며 거래처 및 고객과의 소통을 위해 통신비를 사용할 수밖에 없고, 그 대가를 지급하며 통신비로 회계처리하고 있습니다. 일반적으로 기업은 기업 명의로 통신사에 가입하여 통신비를 지불하고 세금계산서를 수취합니다. 하지만 기업에 소속된 임직원들이 개인 핸드폰을 업무에 사용하기 때문에 그 임직원의 개인 핸드폰 비용 일부를 지원해주는 기업도 있습니다. 재경실무자는 이런 경우 손금인정 여부와 적격증빙수취방법, 해당 지원금이 소득세를 원천징수해야 하는 급여성격인지 등을 판단하는 데에 어려움을 겪습니다. 이 경우에 대해서는 아래 세무회계 부분에서 설명하도록 하겠습니다.

<그림1> 통신비를 둘러싼 세무회계 이슈 위 <그림1>에서 보는 것처럼 통신비는 회계 상 판매관리비와 제조원가 등의 구분문제, 세무 상으로는 손금(필요경비)산입 여부와 귀속시기, 원천징수 및 지출증빙 등 여러 이슈가 있습니다. 이하에서 자세히 알아보도록 하겠습니다.

2. 통신비의 회계처리

통신비 회계처리는 일반적인 회계처리와 같이 제조원가와 관련된 통신비의 경우에는 제조원가명세서 상 통신비로, 그 외 일반 기업 운영ㆍ관리에 관한 통신비는 판매관리비 상 통신비로 구분하여 회계처리 합니다. 만약, A기업에 본사 경영관리와 관련된 일반적인 통신비가 발생하는 경우 아래와 같이 회계처리를 합니다. * 만약, 공장(제조장) 등과 관련된 통신비라면 제조원가 통신비로 함

3. 통신비의 세무회계

(1) 통신비의 손금(필요경비)여부

세법 상 통신비도 역시 일반 손금(손비) 요건을 기준으로 손금여부를 판단합니다. 즉, ‘사업과 관련하여 발생하거나 지출된 손실 또는 비용으로서 일반적으로 인정되는 통상적인 것’이거나 ‘수익과 직접 관련된 것’을 충족해야 합니다. (법법§19)

따라서 기업이 통신비를 사업과 관련 없이 지급하거나, 일반성ㆍ통상성을 결여하여 과다 지급한 경우 그리고 수익과 직접 관련되지 않을 경우 손금(필요경비)에 해당하지 않고 그 사외유출된 운반비에 대해서는 그 귀속자에게 소득처분을 합니다. 예를 들면 기업이 임직원이 아닌 대주주의 휴대폰 비용을 대납하는 경우에는 해당 대납액을 손금불산입 하여 그 대주주에게 배당 처분을 해야 합니다. 그리고 처음에 소개한 사례와 같이 만약 기업이 임직원의 핸드폰 비용 일부를 지원하는 경우에는 지원비용 중 업무수행 상 인정되는 상당액은 손금에 산입하고 그를 초과하는 상당액은 손금불산입 하여 해당 임직원에게 상여로 소득처분 해야 합니다. 따라서 재경실무자는 내부적으로 임직원 통신비 지원 품의서(임직원 개인 휴대폰사용영수증 등 포함), 사규 등을 통해 통상적으로 업무용으로 사용하는 시간, 비율 등을 종합적으로 고려하여 휴대폰 지원비를 정하고 이를 손금산입 하는 것이 바람직합니다. (서이46012-11470, 2003.08.09.) 질의의 경우 법인이 근로자가 소유하고 있는 휴대폰을 법인의 업무에 사용하도록 하고 당해 통신비의 일정액을 법인이 부담하는 경우에 업무수행상 필요하다고 인정되는 부분은 손금에 산입하는 것이나, 그 외 통신비는 당해 근로자에 대한 급여로 하여 손비처리하는 것임.

(2) 통신비의 손금(필요경비) 귀속시기

통신비의 손금 귀속시기는 일반적인 손익귀속시기와 동일하게 손금이 확정되는 때를 기준으로 합니다. 즉, 통신비에 관한 계약서를 확인하여 지급의무가 확정되는 때를 기준으로 손금으로 인정합니다.

(3) 통신비의 적격증빙과 원천징수

통신비의 경우에도 일반적인 경우와 마찬가지로 지출하는 때에는 그에 관한 증빙과 적격지출증빙서류(세금계산서, 계산서, 신용카드매출전표 및 현금영수증)를 갖춰야 합니다. 다만, 처음에 소개한 사례와 같이 만약 기업이 임직원의 핸드폰 비용 일부를 지원하는 경우에는 지원비용 중 업무수행 상 인정되는 부분은 임직원 개인명의 신용카드매출전표, 현금영수증, 통신비청구서도 적격증빙으로 인정되므로 재경실무자는 이에 관한 서류를 갖춰 두어야 합니다. (서면2팀-1090, 2005.7.14.) 귀 질의의 경우와 같이 법인의 비용을 신용카드로 결재하는 경우 원칙적으로 당해 법인의 명의로 발급받은 것을 사용하여야 하나, 종업원 개인명의의 신용카드를 사용하고 매출전표를 수취한 경우에도 당해 법인의 업무와 직접 관련하여 사용된 것으로 인정되는 경우에는 접대비 등의 경우와 같이 손금불산입으로 달리 규정된 경우외에는 법인의 비용으로 손금산입되고 정규지출증빙으로 인정되는 것임.
다만, 이 경우 당해 종업원에 대하여 「조세특례제한법」 제126조의2의 규정에 의한 “신용카드 등 사용금액에 대한 소득공제”를 적용함에 있어 법인의 업무와 관련하여 사용한 금액은 당해 종업원의 신용카드사용금액으로 보지 아니하며, 지출한 복리후생비가 급여성격의 비용으로 보아 원천징수대상에 해당하는지는 별도로 사실판단 하여야 하는 것임.
참고로 임직원 개인명의 핸드폰 비용 중 업무수행 상 인정되는 부분에 대한 부가세 매입세액 공제여부에 대한 논란은 있으나 현재 이에 대한 명확한 해석은 없습니다. 다만, 통신사업자로부터 직접적으로 재화ㆍ용역을 공급받는 자가 기업명의가 아닌 개인명의인 점으로 보아 매입세액은 공제 받을 수 없는 것으로 처리하는 것이 바람직해 보입니다.

이와 별도로 임직원 개인명의 핸드폰 비용 중 업무수행 상 인정되지 않는 부분은 해당 임직원의 급여로 보아 소득세 등을 원천징수·납부해야 할 것입니다.