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많은 기업들이 ERP 시스템을 운영하는데 있어 전자결재가 이루어지고 전표 및 증빙은 실물로 따로 보관하고 있을 것입니다. 향후 지출증빙을 스캔 및 파일 형태로 하여 ERP 시스템내에 보관하고 실물증빙은 따로 보관하지 않는 방안을 고려할 것입니다. 실물을 보관하지 아니할 수 있는 장부 및 증빙서류 국세기본법 기본통칙 85의 3-0…1【전자기록 등에 의한 장부 등의 보존】

법 제85조의 3 제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류를 영 제65조의 7 및 국세청장이 정하는 방법(전자기록의 보전방법 등에 관한 고시)에 따라 정보보존장치에 의하여 보존하는 다음의 경우 실물을 보관하지 않을 수 있다.

1. 당초부터 전산조직을 이용하여 장부 및 증빙서류를 생산한 경우

2.「여신전문금융업법」에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 보관하는 경우 는 국세청장이 정하는 방법에 따라 정보보존장치에 의하여 보존하는 경우로서 "당초부터 전산조직을 이용하여 장부 및 증빙서류를 생산한 경우" 및 "여신전문금융업법에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 보관하는 경우"는 원본 실물을 보관하지 않을 수 있습니다.

또한, 법인세법 제116조 제1항 법인세법 제116조【지출증명서류의 수취 및 보관】

① 법인은 각 사업연도에 그 사업과 관련된 모든 거래에 관한 증명서류를 작성하거나 받아서 제60조에 따른 신고기한이 지난 날부터 5년 간 보관하여야 한다. 다만, 제13조 제1항 제1호에 따라 각 사업연도 개시일 전 5년이 되는 날 이전에 개시한 사업연도에서 발생한 결손금을 각 사업연도의 소득에서 공제하려는 법인은 해당 결손금이 발생한 사업연도의 증명서류를 공제되는 소득의 귀속사업연도의 제60조에 따른 신고기한부터 1년이 되는 날까지 보관하여야 한다. 에 의하면 사업자는 각 세법이 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 증명서류를 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 당해 국세의 법정신고기한이 경과된 날부터 5년간 보관해야하는 것이나, 법인세법 시행령 제158조 제5항 법인세법 시행령 제158조【지출증명서류의 수취 및 보관】

⑤ 법인이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 지출증명서류를 받은 경우에는 법 제116조 제1항에 따라 지출증명서류를 보관한 것으로 보아 이를 별도로 보관하지 아니할 수 있다.

1.「조세특례제한법」제126조의 3 제4항에 따른 현금영수증

2. 법 제116조 제2항 제1호에 따른 신용카드 매출전표

3.「부가가치세법」제32조 제3항 및 제5항에 따라 국세청장에게 전송된 전자세금계산서

4.「소득세법 시행령」제211조 제8항에 따라 국세청장에게 전송된 전자계산서 에 의하면 현금영수증, 신용카드매출전표, 국세청장에게 전송된 전자세금계산서, 국세청장에게 전송된 전자계산서를 받은 경우에는 법인세법 제116조 제1항에 따라서 지출증명서류를 보관한 것으로 보아 이를 별도로 보관하지 않을 수 있습니다.

즉 애초부터 증빙서류가 전산조직을 이용하여 작성된 증빙서류인 "전자세금계산서ㆍ전자계산서ㆍ현금영수증ㆍ신용카드매출전표" 등이 아닌 경우에는 정보보전장치 에 전자적인 방법으로 보존하더라도 그 실물(원본)을 함께 보관해야 하는 것이며 실물을 폐기하는 경우는 증빙서류의 보존 의무를 이행한 것으로 볼 수 없다는 것입니다.

여기서 실물이란 원본 또는 날인된 원본의 사본 등 그 자체 실물을 말하는 것입니다.

결국 간이영수증 등 법정외증빙을 원본 보관 없이 스캔본으로 보관시 스캔을 통하여 생성된 자료는 위조, 변조가 가능하기 때문에 그 실물은 별도로 보관해야 합니다.

[ 관련예규 ]

지출증빙서류를 광파일로 보관하는 경우 적법한 보관인지 여부 국세기본법 제85조의 3 제3항, 제4항과 동법시행령 제65조의 7의 규정에 의하면 마이크로필름ㆍ자기테이프ㆍ디스켓 기타 정보보존장치가 국세기본법시행령 제65조의 7 각호에서 규정하는 요건에 해당하는 경우에는 장부와 증빙서류를 정보보존장치에 의하여 보존할 수 있다고 규정하고 있으므로 정보보존장치로서 국세기본법시행령 제65조의 7 각호에서 규정하는 요건에 해당하는 경우에는 장부와 증빙서류를 이러한 정보보존장치에 의하여 보존할 수 있으나, 증빙서류를 정보보존장치에 의하여 보존하는 때에도 원본을 폐기하는 경우에는 국세기본법 제85조의 3에서 규정하는 증빙서류의 보존의무를 이행한 것으로 볼 수 없음.
- (법인, 서이46012-10299, 2001.10.05.) -
다만 간이영수증의 경우 정규지출증명서류를 수취 및 보관할 의무가 없는 거래인 거래 건당 3만원 이하인 경우에는 원본 보관 없이 스캔본으로 보관하더라도 기타 증빙서류에 의하여 거래사실이 객관적으로 입증된다면 가산세는 적용되지 않습니다.

[ 관련예규 ]

지출증빙서류 수취여부에 대한 회신 사용인이 법인 업무를 수행함에 있어 「법인세법 시행령」 제158조제1항 각 호의 사업자로부터 재화 또는 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에 같은 조 제2항에서 정하는 경우를 제외하고는 같은 법 제116조제2항 각 호의 어느 하나에 해당하는 증빙서류를 수취하여 보관하여야 하며, 이를 수취하지 아니한 경우에는 같은 법 제76조제5항의 규정에 의한 가산세를 법인세로 징수하는 것이며, 법인이 업무와 관련하여 지출한 비용(1회의 접대에 지출한 접대비 중 1만원 초과분은 제외)에 대하여 위 증빙서류를 수취하지 아니한 경우에도 다른 객관적인 자료에 의하여 그 지급사실이 확인되는 경우에는 법인의 각 사업연도 소득금액 계산상 손금에 산입하는 것입니다.
- (법인, 법인세과-789, 2009.07.14.) -
각 세법에서 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증거서류를 성실하게 작성하여 갖춰 두어야 하며 장부 및 증빙서류는 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존의무가 있는 것이나, 결손금의 이월 공제기간이 10년됨에 따라 해당 사업연도에 10년이내 발생한 이월결손금을 공제하려는 법인은 결손금이 발생한 사업연도의 사업 관련 증명서류를 이월결손금으로 공제하는 사업연도의 법인세 신고기한으로부터 1년이 되는날까지 보관해야 합니다.