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연말정산 준비서류는 어떻게 발급받나요?

고민해 대리는 추석연휴를 보낸지 얼마 지나지 않은 것 같은데 찬바람이 불면서 마음에도 덩달아 찬바람이 불어옵니다. 지금과 전혀 다른 부서에서 일하다가 옮겨 온지 시간이 좀 지나기는 했지만 늘 신고 때마다 해야 할 일들이 왜 이리 어렵기만 한지..... 연말정산을 준비해야 할 시기인데 회사에서 전년도 까지는 관리부서에서 연말정산 작업을 진행해 왔는데 올해부터는 근로자 본인이 회사 시스템에 접속해서 입력하고 연말정산을 마무리 하는 것으로 방침을 바꾸었습니다. 고민해 대리는 지금까지 자신의 연말정산을 할 때 본인에 대한 공제만 적용받고 그다지 준비할 것이 없어서 자료 준비도 쉽고 실질적인 업무도 관리부서에서 다 해주었기 때문에 결과에 대해 궁금한 것 몇 가지만 확인해보고 지내 온 터라 이제 본인이 회사 근무자들의 연말정산 준비에 대한 안내 업무를 하려고 하니 출근할 때마다 걱정이 쌓이기만 합니다.

고민해 대리 : 시중에 나온 연말정산 안내 책자들은 많고 내용도 자세히 설명되어서 이 부분은 읽어보면 이해하는데 큰 어려움은 없는데 정작 소득공제나 세액공제 증빙자료를 어디에 신청하고 받아야 하는지 모르겠어요. 오늘도 대표님께서 연말정산 진행을 근로자 본인들이 직접 하도록 한 첫해이니 차질 없이 준비하라고만 하시고 다른 대안은 알려주신게 없어요. 정말이지 올 한해는 저에게 시련의 한 해 인거 같아요..

세무사 : 어휴...대리님 얘기를 들으니 많은 고민과 걱정이 느껴지네요. 하지만 우리가 할 일들이니 하나씩 확인하면서 정리해보면 되지 않을까요?

고민해 대리 : 네, 어쨌든 제가 해야 할 일이니 하나씩 배우면서 해야겠지요. 그런데 정말 처음 접하는 사람에게는 용어도 너무 낯설고 어려운게 많아요.

세무사 : 네, 그렇지요. 연말정산이라는 것 자체가 종합소득세 과세표준 확정신고에 준하는 것이니 쉽지 않은 것이 사실입니다. 근로소득만 있는 분들은 연말정산을 통해 1년간 자신의 소득에 대한 과세표준 확정신고와 자진납부를 대신 하는 것이니 아무래도 처음하시는 분들에게는 부담이 꽤 클 겁니다.

고민해 대리 : 실무에 관한 해설 책자를 읽어보면 근로소득에 대한 세금을 정산하는 과정은 이해할 수 있겠는데 증빙자료들을 어떻게 준비하는지 어디에서 받는지 이런 부분에 대한 설명은 별로 없어서 주위 친구들에게 물어보기도 하고 인터넷에서 검색해보기도 하는데 각 공제항목별로 어떤 서류를 준비해야 하는지 정리해서 보면 좀 더 쉽게 업무를 처리할 수 있을 것 같아요. 지금 근무자들에게 연말정산 서류들을 어떻게 준비하고 언제까지 제출하는지 안내를 해야 하는데 저부터 파악이 되지 않으니 많이 답답해요.

세무사 : 네, 대리님께서 실무자들이 연말정산과 관련해서 어려워 하는 것들에 대해 말씀 잘해주셨어요. 저도 연말정산을 하려고 하다 보면 대리님처럼 어려운 점들이 있을 때가 종종 있습니다.

고민해 대리 : 네, 그럼 연말정산 공제 항목별로 공제사항을 적용받을 때 준비할 증빙서류와 그 증빙서류를 어떻게 발급받는지 절차 등을 알려주세요.

소득공제, 세액공제의 시작은 기본공제 대상자의 파악부터

각종 공제항목에 대한 증빙서류를 준비하려고 하다보면 경우에 따라서는 많은 종류의 서류들을 여러 기관에서 각각 받아야 하는 경우도 발생합니다. 그런데 근로소득자 본인이 적용받으려고 하는 기본공제대상자에 해당하지 않는 가족들 것까지 챙기려고 하다보면 시간과 노력은 많이 소요되지만 기본공제대상자 요건을 충족하지 못해 쓸모없는 경우가 생길 수 있기 때문에 이러한 증빙자료를 준비하기에 앞서 본인의 기본공제대상자에 해당하는 부양가족의 범위부터 파악하는 것이 중요합니다.

고민해 대리 : 자신의 부양가족 중 기본공제 대상자에 해당하는 가족이 같이 사는 경우보다 요즘에는 각각 다른 주거지에서 사는 경우가 더 많은데, 세법규정상 동거를 요건으로 하는데, 동거하지 않으면 기본공제 대상자로 인정받을 수 없나요?

세무사 : 그렇지만은 않습니다. 규정상 동거가족임을 요건으로 하고 있기는 하지만 예외규정이 있고 예외에 해당하는 경우에는 관련 서류를 제출하면 동거요건을 충족한 것으로 인정하고 있습니다.

고민해 대리 : 그러면 예외규정과 예외적 사항으로 인정받기 위해 제출할 서류와 발급받는 기관을 알려주세요.

세무사 : 소득자 본인의 기본공제대상자가 되기 위해서는 연령요건, 소득금액요건, 동거(생계)요건을 모두 충족하여야 하는 것이 원칙입니다. 다만, 동거(생계)요건에 대하여는 형편상 요건을 충족하지 못하는 경우에도 요건을 충족하는 것으로 인정하는 경우가 있는데 이를 위해서는 부양가족별로 그 내용을 좀 더 자세히 살펴보아야 합니다. 기본공제대상자에 해당하는 부양가족의 범위를 본인, 배우자, 직계존속(배우자의 직계존속 포함, 이하 동일), 직계비속, 형제자매로 국한하여 설명드릴께요. 그리고 표로 정리하여 보는 것이 한 눈에 알아보기 쉬우니 표로 정리하여 보겠습니다.





여기서 주거형편상 별거란 직계존속과 주민등록표상 동일한 주소에서 생계를 같이 하지는 않지만 직계존속이 독립된 생계능력이 없어 해당 거주자가 실제로 부양하는 경우를 말하며, 일시적 퇴거의 경우란 거주자 또는 동거가족이 취학, 질병의 요양, 근무상 또는 사업상의 형편으로 본래의 주소 또는 거소를 일시 퇴거한 경우를 말합니다.¹⁾ 1) 최종기, PERFECT 연말정산, 조세통람(2020) pp.309~310
고민해 대리 : 그렇다면 직계존속의 주거형편상 별거의 경우는 가족관계증명서상으로 확인이 될 것 같은데 일시적 퇴거의 경우에는 별도로 이를 입증할 서류를 제출하여야 하나요?

세무사 : 보통 실무에서 직계존속의 주거형편상 별거의 경우에는 가족관계증명서로 판정하지만 일시적 퇴거의 경우에는 주의를 하여야 합니다. 일시적 퇴거로 인해 주민등록표상 동일한 주소지에서 동거가족으로 확인되지 않는 경우에는 일시퇴거자동거가족상황표(또는 가족관계증명서)와 다음 표에 해당하는 서류를 추가로 제출하여야 동거(생계)요건을 충족하는 것으로 인정됩니다.



저자주 : 법규정상 가족관계증명서를 반드시 제출하여야 하는 것은 아니며, 근로소득자가 작성한 소득공제신고서상 부양가족의 인적사항 기재내용을 확인하는 것으로 가능하지만 실무에서는 확인 목적으로 가족관계증명서를 제출하는 경우도 있으니 이 점 참고하시기 바랍니다.

고민해 대리 : 기본공제대상자 판정시 예외사항에 관한 것과 제출서류들에 대해서는 살펴보았는데, 그 외 공제 항목에 대해서는 어떤 서류들을 어떻게 준비하는 것이 좋을까요?

세무사 : 오래 전에는 연말정산 시기가 되면 소득공제 서류 등을 발급받느라 근로소득자도 발급기관도 너무나 힘들었는데 요즘에는 홈택스 간소화서비스에서 제공되는 자료에 거의 대부분의 내용들이 있기 때문에 별도로 준비하실 서류들은 그다지 많지 않습니다. 연말정산에서 주로 적용되는 소득공제 또는 세액공제 항목 중 간소화서비스에서 제공되지 않는 내용에 대해 제출서류와 발급기관을 표로 정리하여 알려드릴께요.
저자주 : 표로 정리한 내용은 각 소득공제 또는 세액공제 항목 중 홈택스 간소화서비스에서 제공되지 않는 자료들 중 일부만을 발췌하여 정리한 것이며, 2020년 귀속분 근로소득에 대한 연말정산시 홈택스 간소화서비스를 통해 월세액공제 자료 중 일부와 안경구입비자료, 실손의료보험금 수령액자료 및 긴급재난지원금 관련 기부금 자료를 제공할 예정으로 국세청에서 공지 하였습니다.(2020.10.30. 보도참고자료)

<홈택스 간소화서비스에서 제공되지 않는 증빙자료>²⁾ 2) 이항수, 원천징수실무, 조세통람(2020) pp.466~467
 최종기, PERFECT 연말정산, 조세통람(2020) pp.253~254

고민해 대리 : 알려주신 자료외에는 홈택스 간소화서비스에서 제공되는 자료들을 확인해보면 대부분 확인할 수 있을까요?

세무사 : 네, 그렇습니다. 홈택스 간소화서비스 자료 제공이 개시된 이후로 계속하여 제공되는 자료의 범위가 확대되고 있습니다. 또한 간소화서비스에서 제공되는 자료를 PDF파일로 내려받아 연말정산 프로그램에 직접 upload하는 방식을 적용할 경우 훨씬 더 편리하고 정확하게 업무를 처리하실 수 있어요.

고민해 대리 : 아....잠깐만요. 오늘은 준비할 자료들이 무엇인지 그리고 이 자료들을 어디서 발급받는지까지만 공부하고 싶어요.

세무사 : 그럼 다음에는 각 소득자별로 제출받은 공제자료들을 반영하여 실제로 연말정산을 할 경우에는 공제항목별로 주의할 사항이나 실무에서 흔히 발생하는 오류사항들을 위주로 설명드릴께요.

고민해 대리 : 그럼 그 내용도 각 공제항목별로 표로 정리하여 주실 건가요? 저는 업무처리 하면서 표를 먼저 보고 이해가 어려운 부분은 본문을 찾아서 읽어보는 편인데 이 방법이 편해서요....

세무사 : 네, 아무래도 연말 연초에는 업무량도 많고 이미 알고 있는 부분에 대해서는 중점 검토사항만 확인하고 새로 개정되거나 주의할 내용들만 자세히 검토하여 보시는 것도 업무를 보다 효율적으로 처리할 수 있는 방법이죠. 제출된 서류들 중에서 각 공제항목별로 확인할 사항과 주의사항을 분류하여 정리해보도록 할께요.


※ 각 공제항목별 확인사항 및 주의사항 등 추가적인 내용은 다음 포스트에서 계속됩니다.