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신기술 발전에 따라 개인정보 관리의 중요성이 더욱 높아지고 있다. 최근에는 출퇴근기록 기기나 CCTV 등 디지털 장치 상용이 증대되면서 일반 개인뿐만 아니라 근로자들의 개인정보까지 처리해야 하는 만큼, 직원들의 개인정보 관리에 어려움을 겪고 있는 회사나 인사노무 담당자들이 많을 것으로 생각된다. 이와 관련하여 최근 개인정보보호위원회와 고용노동부는 직원들의 개인정보 관리를 위한 가이드라인을 마련(개정)하였다¹⁾. 특히 직원들의 개인정보보호와 관련해서는 「개인정보보호법」뿐만 아니라 「채용절차법」, 「근로기준법」, 「산업안전보건법」 등 근로관계 전반에 걸친 다양한 법률을 모두 고려해야 때문에 인사노무담당자들에게는 더욱 까다롭게 느껴질 것이다. 1) “인사·노무 업무 개인정보보호 원칙과 기준제시(개인정보위·고용노동부, 「개인정보 보호 가이드라인(인사·노무편) 발표」)”, 개인정보보호위원회, 2023. 1. 31.(화)
이번에 새로 발표된 가이드라인이 직원들의 개인정보 관리에 많은 도움이 될 수 있을 것이라 생각된다. 오늘은 이 ‘개인정보 보호 가이드라인(인사·노무편)’의 내용에 대해 살펴보는 시간을 갖도록 하겠다²⁾. 2) 이번 글은 「개인정보 보호 가이드라인-인사·노무편」(개인정보보호위원회·고용노동부(2023))을 참고하여 작성하였다.

근로자 등 개인정보 처리 기본원칙

직원 개인정보 관리 실무에 관한 내용을 다루기에 앞서, 담당자들이 고려해야 할 기본사항들에 대해 간단히 살펴보도록 하겠다.

먼저, 개인정보를 처리하는 경우 그 목적이 명확해야 하고, 필요한 최소한의 개인정보만 적법하고 정당하게 수집해야 한다. 또한 처리목적에 필요한 범위에서 적합하게 처리하고 안전하게 관리하여야 한다.
마지막으로 개인정보 처리에 관한 사항을 공개하고 열람청구권 등 정보주체의 권리를 보장하여야 한다.

최근 개인정보에 관한 중요성이 강조되는 만큼 위 내용은 아마도 대부분 인지하고 있을 내용이라 생각되지만, 다시 한 번 확인하면 좋을 듯 하다.

이번 가이드라인은 인사노무 업무를 ① 채용준비, ② 채용결정, ③ 고용유지, ④ 고용종료 4단계로 나누어 안내하고 있는데, 아래에서 본격적으로 살펴보도록 하겠다.

1. 채용준비 단계

[주요 점검 사항]
· 채용계획 수립 : 적절한 인재 선발에 필요한 개인정보 결정 및 보호계획 수립
· 채용 전형 : 개인정보의 안전한 수집·이용 및 보호조치 이행
· 입사 지원자 권익보호 : 채용관련 서류 파기 및 열람요구권 등 권리보장 채용준비 단계에서는 개인정보를 최소한으로 수집하고 안전하게 관리하기 위한 계획을 수립하고, 채용 전형 시, 입사지원자가 불필요한 개인정보를 제출하지 않도록 사전에 안내할 수 있도록 해야 한다³⁾. 3) 가이드라인에서는 합격여부에 대해서도 당사자에게 직접 통보하여 불필요한 노출을 방지하도록 하고 있다.
· 채용단계별 필요한 최소한의 개인정보(예시)

· 채용단계별 필요한 최소한의 개인정보(예시)⁴⁾
4) 「채용절차법」 제4조의3에서는 구인자는 구직자에 대하여 그 직무의 수행에 필요하지 아니한 정보를 기초심사자료에 기재하도록 요구하거나 입증자료로 수집하여서는 아니된다고 규정하고 있다. ① 구직자 본인의 용모·키·체중 등의 신체적 조건
② 구직자 본인의 출신지역·혼인여부·재산
③ 구직자 본인의 직계존비속 및 형제자매의 학력·직업·재산

한편, 민감정보·고유식별정보⁵⁾는 원칙적으로 수집을 금지하고 있는데, 예외적으로 민감정보 등의 수집이 불가피하다고 입증할 수 있는 범위 내에서 입사 지원자로부터 별도의 동의를 받아 수집 가능하다. 다만, 주민등록번호는 법률·대통령령 등에 근거가 있는 경우에 한해 수집 가능하다. 5) ① 민감정보 : 사상·신념, 노동조합·정당의 가입·탈퇴, 정치적 견해, 건강, 성생활 등에 관한 정보, 유전정보, 범죄경력자료, 신체적, 생리적, 행동적 특징에 관한 정보로서 특정 개인을 알아볼 목적으로 일정한 기술적 수단을 통해 생성한 정보, 인종이나 민족에 관한 정보
   ② 고유식별정보 : 주민등록번호, 여권번호, 운전면허번호, 외국인등록번호
채용절차가 종료되어 채용여부가 확정되면, 채용서류는 반환하거나 반환이 어려운 경우에는 지체없이 파기하도록 설명하고 있다.

채용단계에서 발생하는 정보인 채용시험 점수에 대해 지원자가 열람 요청하는 경우에는 특별한 사정이 없는 한⁶⁾ 열람을 허용해야 하며, AI 등 인공지능 시스템으로 채용전형을 진행했던 경우에는 채용담당자 등이 해당 시스템의 결정에 대해 검토하여 그 결과를 설명하도록 하고 있다. 6) 예시 : 면접 과정·내용 등 공개에 따라 공정한 업무 수행이 현저히 곤란한 사항

2. 채용결정 단계

[주요 점검 사항]
· 법령준수를 위한 개인정보의 수집 : 근로자명부, 임금대장 등
· 근로계약 체결·이행을 위해 필요한 개인정보 수집 : 인력배치, 복리후생 등을 위한 개인정보 채용전형 진행 후 합격이 결정된 신규 직원에 대해서는 근로자 명부, 임금대장 등 근로관계법령 등 의무준수를 위해 필요한 경우 법령근거를 안내하고, 개인정보를 수집하도록 하고 있다.

또한, 인사발령·교육·복리후생·연봉계약·근무성적평가 등 근로계약 체결·이행을 위해 필요한 최소한의 개인정보를 수집하도록 하고 있다.

· 근로관계법령에 따른 개인정보 수집(예시)

다만, 가족수당 지급이나 직원 가족들에 대한 복지혜택을 제공하기 위한 경우에는 근로기준법 및 근로복지기본법 등에 따라 가족의 동의 없이 개인정보를 수집할 수 있다⁷⁾. 7) 다만, 이 경우에도 고유식별정보나 민감정보를 수집하는 경우에는 가족으로부터 별도의 동의가 필요하다.

3. 고용유지 단계

[주요 점검 사항]
· 인력관리에 따른 개인정보 처리근거 확인
- 인력배치, 인사평가, 보수·복리후생 및 교육, 영업양도 등의 개인정보 처리근거 · 디지털 장치 도입 시 유의사항
- 근로자 등 이해관계자 의견 청취
- 개인정보 수집·이용 근거 확인
- 개인정보 보호방안 강구 · 근로자 권익보장
- 근로자 권리보장, 유출통지, 피해구제 등 기본적으로 고용유지 단계에서 전보·파견·휴직, 인사평가, 복리후생 제공 등 근로계약 이행에 필요한 최소한의 개인정보 수집·이용은 근로자의 동의가 불필요하다.

다만, 고용보험·산재보험 보험료 징수 등과 관련하여 급여 등의 근로자 개인정보를 관련 공공기관 등 제3자에 제공하는 경우 해당 법률에 따라 처리하여야 한다.

한편, 전보·승진 사실 등 근로자의 개인정보를 외부에 공개하려는 경우 정보주체인 직원의 동의가 필요하다. 다만, 징계·해고 등의 내용은 원칙적으로 비공개하는 것이 바람직하다.⁸⁾ 8) 공공기관의 경우, 정보공개법 제9조 등에 따라 공무원의 성명·직위 등 공개 가능하다.
중소기업 등에서는 직원 급여처리 등을 노무법인 등에 위탁하는 경우가 있는데, 이 때 개인정보 처리에 대한 교육·감독을 철저히 해야 하며, 나아가 영업 양도·합병 등으로 근로자 개인정보 이전 시, ① 이전 사실, ② 받는자의 연락처, ③ 이전을 원하지 않는 경우 조치 방법 등을 안내해야 한다.

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최근에는 CCTV 등 디지털 장치 사용 확대에 따른 직원과 회사 사이의 갈등 사례⁹⁾가 많이 발생하고 있는데, 이와 관련된 가이드라인 내용을 살펴보도록 하겠다. 9) 예컨대, 보안시설 등에 외부인 출입통제 등 용도로 설치된 CCTV가 보안직원의 감시용으로 활용되는 경우 등과 같은 사례가 있을 수 있다.
먼저 지문인식기기, CCTV 등 디지털 장치를 회사에 도입하려 하는 경우 직원 등 이해관계자에게 디지털 장치 도입 목적과 개인정보 처리내용을 설명한 후 의견을 청취하여야 한다. 만약 회사에 노사협의회가 설치된 경우라면 노사협의 과정을 거쳐야 한다.

디지털 장치를 도입하는 경우 근로조건별 복무관리 등 법령상 의무준수 및 근로계약 이행 등에 필요한 최소한의 범위 내에서 개인정보를 수집·이용이 가능하다.

가이드라인에 따르면 시설안전·영업비밀 보호 등 사용자의 정당한 이익 달성을 위해 필요한 경우로서 명백하게 정보주체인 근로자의 권리보다 우선할 때에는 개인정보를 수입·이용할 수 있다. 만약, 수집·이용근거가 불명확한 경우라면 반드시 동의를 받아야 하며, 이 때는 ① 필요한 최소한의 처리, ② 동의 내용의 명확한 고지, ③ 능동적 의사 확인, ④ 선택권 보장에 각별히 주의하여야 한다.

디지털 장치를 도입하는 경우에도 CCTV 설치의 경우 촬영범위 조정 등으로 수집되는 개인정보를 최소한으로 하고, 디지털 장치를 대체할 수 있는 수단을 마련할 수 있도록 하여야 한다. 예를 들어 출입통제 목적으로 지문인식 기기 도입 시, 지문인식을 대체할 수 있는 출입증을 활용하는 등의 방법이 있다.

마지막으로 근로자의 열람, 정정·삭제 및 처리정지 요구권 등을 보장하여야 하고, 근로자 등 정보주체가 CCTV에 촬영된 영상을 열람할 때에는 타인의 영상이 같이 열람되지 않도록 모자이크 처리 등을 해야하는 등 직원의 권리가 보장되어야 한다.¹⁰⁾ 10) 직원들이 개인정보 관련 피해를 당한 경우 개인정보침해신고센터(☎ 118), 고용노동부 고객상담센터(☎1350) 등 구제방법 등도 함께 소개하고 있다.

4. 고용종료 단계

직원이 퇴사한 경우 그동안 수집된 개인정보를 어떻게 처리해야 하는지도 실무상 중요하다. 퇴직으로 인해 개인정보가 불필요하게 된 경우 원칙적으로 복구 또는 재생되지 않는 방법으로 지체없이 파기해야 한다.

다만, 퇴직한 직원으로부터 경력증명서 발급 요청 등이 있을 경우 회사는 경력증명서를 발급해주어야 하는데¹¹⁾ , 이를 위한 개인정보는 보유기간을 공식적으로 정하여 개인정보처리방침에 작성·공개하도록 설명하고 있다. 11) 근로기준법 제39조 및 동법 시행령 제19조에 따라 최소 3년은 경력증명서를 발급해주어야 함
만약, 입사·퇴사 규모와 같이 통계를 활용한 인사정책 수립 등을 목적으로 퇴직자의 개인정보가 필요한 경우 익명 또는 가명으로 처리 후 이용하도록 하고 있다.

한편, 근로기준법·퇴직급여 등 다른 법령에서 퇴직 근로자의 개인정보 보관기관을 규정한 경우 해당 규정에 따라 보관하여야 한다.

근로기준법 제42조에서는 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에관한 중요한 서류는 3년간 보존하여야 한다고 규정하고 있는데, 중요한 서류는 아래와 같다.

· 근로기준법상 3년간 보존해야 하는 서류
① 근로자 명부
② 근로계약서
③ 임금대장
④ 임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류
⑤ 고용·해고·퇴직에 관한 서류
⑥ 승급·감급에 관한 서류
⑦ 휴가에 관한 서류 ⑧ 법 제51조제2항, 제51조의2제1항, 같은 조 제2항 단서, 같은 조 제5항 단서, 제52조제1항, 같은 조 제2항제1호 단서, 제53조제3항, 제55조제2항 단서, 제57조, 제58조제2항·제3항, 제59조제1항 및 제62조에 따른 서면 합의 서류 ⑨ 법 제66조에 따른 연소자의 증명에 관한 서류

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이상으로 개인정보보호위원회·고용노동부에서 발표한 개인정보보호 가이드라인-인사·노무편-의 내용에 대해 간략하게 알아보는 시간을 가졌다. 개인정보보호의 중요성과 CCTV 등 디지털 장치 사용 확대로 회사와 직원 사이에서 개인정보 관리에 대한 갈등도 빈번해지고 있다. 이번 가이드라인을 통해 직원들의 개인정보 관리에 어려움을 겪고있는 회사외 인사노무 담당자들에게 많은 도움이 되었으면 한다.