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일반적으로 여비ㆍ교통비는 ‘여행하는 데에 드는 비용인 여비(旅費)’와 ‘탈것을 타고 다니는 데 드는 비용인 교통비(交通費)’의 합성어로써, 기업에서는 주로 임직원이 사업과 관련하여 국내 및 해외출장 시 관련된 숙박비, 교통비 등의 지출액을 의미하는 것으로 사용합니다.

여비교통비는 사업과 관련하여 지출된 비용으로 통상적으로 인정되는 경우에만 손금(필요경비)으로 인정됩니다. 따라서 통상적으로 인정되지 않는 경우와 사업과 관련되었음을 입증하지 못하는 여비교통비는 손금불산입(필요경비불산입)대상입니다. 특히 기업 세무조사 시 임원의 해외항공비용에 대해 사업관련 증빙을 요청 후 증빙이 미비한 경우 사업과 관련 없는 여비로 보아 임원에게 상여 처분이 자주 발생하니 이에 대한 증빙서류를 반드시 갖추어 둘 필요가 있습니다.

기업의 재경실무자는 여비교통비용에 관한 회계와 세무업무를 수행 할 때에 여러 사항을 검토해야 합니다. 첫째, 회계처리를 할 때 급여, 여비교통비의 구분문제
둘째, 세무 상 손금인정 여부
셋째, 관련증빙 구비, 소득처분 및 원천징수 여부와 방법에 대해 많이 어려워합니다.
<그림 1> 여비교통비를 둘러싼 세무회계 이슈 위 <그림1>에서 보는 것처럼 여비교통비용은 회계 상 급여, 여비교통비 계정과 관련이 있고, 세무 상으로는 사업관련 비용, 손금(필요경비)산입 여부, 구비 증빙자료, 소득처분 및 원천징수 등 여러 이슈가 있습니다. 그럼 이제부터 하나씩 살펴보도록 하겠습니다.

여비교통비의 회계처리

임직원이 사업과 관련하여 국내 또는 해외로 출장 가는 경우 실비 또는 기업 내의 여비지급규정(국내, 해외, 지역, 거리, 거래처 등에 따른 통상적인 실비수준을 정하여 지급하는 사규)에 따른 상당액을 지출하게 되고, 아래와 같이 회계처리를 하는 것이 일반적입니다.

<여비교통비 지출 시 회계처리>

출장 중 관광비용은 상여로 처분됨에 주의하자!

회계 상 여비교통비로 회계처리를 한 경우에도 세무 상으로는 사업과 관련되어 사회통념상 타당하다고 인정되는 범위 내에서만 손금으로 인정이 됩니다. 따라서 여비교통비로 지출되는 경우 관련증빙을 갖추어 손금(필요경비) 여부를 확인해야 합니다.

임직원의 여비교통비가 업무수행 상 필요한 것인지 여부와 금액범위는 그 여행의 목적, 여행지, 이동거리 여행기간, 동반자, 기안서(품의서), 출장보고서, 사내 출장여비지급규정 등을 참작하여 판정하되, 관광목적의 여행으로 인정되는 경우에는 사업과 관련되지 않은 것으로 보아 손금불산입(필요경비 불산입) 후 해당 임직원에 대해 상여처분 합니다.

임직원이 업무수행 차 해외출장을 갔다가 이를 기회로 관광을 병행한 경우에는 그 왕복교통비(당해 거래처의 주소지 등 그 업무를 수행하는 장소까지의 것에 한함)는 업무수행에 관련된 것으로 보며, 업무에 직접 소요된 비용만 손금에 산입하거나 또는 업무수행기간과 관광기간을 기준으로 여비교통비를 안분하여 업무관련 여비교통비만을 손금(필요경비)에 산입하고, 나머지는 해당 임직원의 상여로 처분을 해야 합니다.

출장 중 가족동반 비용이 꼭 비용 불인정되는 것은 아니다

임직원이 해외출장 시 친족 또는 타인을 동반하고 기업에 해당 친족 등의 여비를 부담하는 경우 해당 임직원에 대한 급여로 보나, 그 친족 등이 임직원의 간병인으로써 필수적으로 동반해야 하는 경우, 통역을 하는 경우, 사업과 관련하여 전문적 지식이 필요한 경우, 국제회의 참석에 배우자 등을 필수적으로 동반해야하는 경우 등 사업과 관련하여 해외출장을 하며 불가피하게 동반할 수밖에 경우에는 손금(필요경비)으로 인정이 가능합니다. 재경실무자는 여비교통비가 사업과 관련되었다는 것을 여비교통비 관련 실비 사용 영수증, 기안서(품의서), 출장보고서, 사내 여비교통비지급규정, 출장거리, 동반자, 출입국명세서 등의 자료를 통해 입증해야 합니다. 단, 업무 관련하여 출장한 직원에게 사내 여비교통비 지급규정에 따라 지급하는 실비변상 정도의 여비교통비는 구체적인 증빙이 없는 경우에도 손금으로 인정해 줍니다. (심사법인2004-0088, 2004.10.11.)

또한 기업에서 출장한 임직원에게 여비교통비의 명목으로 지급하는 출장수당 등이나, 실지 소요되는 비용 상당액을 초과하여 지급하는 여비교통비는 급여로 보아 원천징수를 해야 하고(소득세과1264-1898, 1984.06.08.), 항공권ㆍKTX 등 여객운송업 사업자로부터 부가세가 별도로 표시된 신용카드영수증을 받더라도 매입세액불공제 대상으로 비용으로 처리해야 합니다.(부령§73③)

비용이 큰 출장은 기록을 꼼꼼하게!

여비교통비와 관련해서는 기업 세무조사 시 기업에 손금(필요경비)으로 산입한 항공료, 해외법인카드사용내역 등에 대해서는 구체적인 증빙을 요구하고, 사업관련성을 입증하지 못하는 경우에는 손금불산입(필요경비불산입)되어 해당 임직원에게 상여 처분이 되는 경우가 많이 발생합니다. 따라서 재경실무자는 사업관련 증빙을 비치해 놓아야 추후 억울하게 세금이 추징되는 일이 없을 것입니다.